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Reuniões: Quanto custa uma reunião em sua empresa? São produtivas?

Ah, as reuniões, um ritual que pode ser uma fonte de inspiração, mas também uma armadilha para a gestão do tempo e das prioridades em uma empresa. No mundo acelerado dos negócios, cada minuto conta, e é essencial garantir que o investimento de tempo em uma reunião seja realmente valioso, não só para a empresa, mas também para o colaborador. Não estamos falando apenas de produtividade, eficiência, mas também de saúde mental, concorda?

Então, como podemos administrar melhor esses encontros ou agendas e garantir que realmente sejam mais eficientes?

Primeiro, é fundamental entender que as reuniões são importantes para a comunicação e colaboração dentro de uma empresa. Mas vamos encarar a realidade: às vezes, elas são como aquele tio que nunca sabe quando parar de falar na festa de família.

Uma pesquisa realizada por Steven Rogelberg, da Universidade da Carolina do Norte (EUA), mostra que os funcionários  investem , em média, 18 horas por semana em reuniões consideradas inúteis. E o custo anual delas pode chegar a até US$ 100 milhões em grandes empresas. É muito dinheiro né, gente?

E sabe o que é pior? As pesquisas também apontam que a maioria das pessoas aceitam participar desses encontros só porque tem medo de ofender o organizador da reunião recusando o convite. Quem nunca se sentiu assim, não é mesmo?

Já reparou que muitas vezes, tem mais gente na reunião do que numa festa de família ou no evento de final de ano da empresa? Será que todo mundo realmente precisa estar ali?

E quando a reunião se arrasta por horas a fio? Será que existe efetividade?

Segundo artigo da Wharton Business School, da Universidade da Pensilvânia (EUA), 25 minutos é o tempo perfeito para uma reunião produtiva. Especialistas da universidade apontam que a falta de planejamento é um dos maiores inimigos das reuniões.

Particularmente, eu acredito que dependendo do tema, até 1 hora é tempo mais que suficiente para tratar o necessário, claro, se você tiver com o público correto e foco nos objetivos da pauta proposta, concorda?

Haverá agendas menos complexas, com tempo de duração de 15 a 25 minutos, mas para todas elas, um intervalo se faz necessário. O cérebro precisa de pausas entre reuniões, aponta um estudo realizado pela Microsoft, que obteve algumas conclusões. Uma delas é que as pausas permitem que o cérebro dê um “reset” e não acumule tanto o estresse das reuniões. Os encontros consecutivos podem reduzir a capacidade de focar e se envolver nas discussões e na tomada de decisões, mas, com os intervalos e a meditação, os padrões de ondas cerebrais mostraram níveis positivos de assimetria alfa frontal, que se correlaciona com maior engajamento durante a reunião.

Na época, a partir dos resultados desse estudo, a Microsoft realizou adaptações em seus produtos, sendo possível ajustar o Outlook para que ele reduza automaticamente em cinco, dez ou 15 minutos, por exemplo, o tempo de uma reunião do Teams, para que haja um intervalo entre as conversas. Um respiro “forçado” para o cérebro.

Mas, será que no modelo presencial é diferente? Curioso! Tenho notado que existe uma contradição entre o trabalho remoto e o presencial, pois o retorno ao local de trabalho físico, por vezes se traduz em reuniões virtuais. Contraditório, não?

Mas como isso tem afetado a nossa saúde?

Uma pesquisa da Associação Brasileira de Psiquiatria (ABP) revelou que mais da metade dos psiquiatras perceberam um aumento nas reclamações de pacientes sobre a rotina de trabalho cheia de reuniões virtuais. O resultado foi um aumento de 68,6% de prescrições de psicoterapia para aqueles que desenvolveram quadros de estresse e crises de ansiedade. Sinceramente, não acredito que as reuniões virtuais sejam a raiz do problema e também não estou dizendo que não deveríamos tê- las em nossa rotina, no entanto, devemos nos questionar sobre a quantidade, o tempo e a forma como essas reuniões vêm sendo conduzidas, você não acha?

O objetivo deveria ser ganhar performance, tempo, mas também qualidade de vida com menor deslocamento, no entanto, ao ocupar esse “possível” tempo ganho, com mais e mais agendas e sem intervalos mínimos, não me parece inteligente.

Trabalho há 25 anos no mercado corporativo, já vi pessoas que se sentem mais “importantes, talvez até mais poderosas” quando estão sem nenhum espaço livre na agenda, nem para respirar, imagine pensar! Seria a necessidade em sentir-se necessário?

Também já vi líderes, “forçarem” seus times a ficarem conectados até o último momento do dia, marcando agendas especialmente às sextas feiras final da tarde. Isso realmente é necessário para engajar as pessoas em um propósito ou objetivo?

Então, o que fazer?

Repensar a forma como encaramos as reuniões e como diz aquele ditado muito usado nas organizações: “menos é mais”, compartilho aqui, algumas boas práticas que tenho visto e experimentado e que em minha opinião,contribuem positivamente:

  1. Quem é quem na reunião?

Antes de marcar uma agenda, que tal pensar no real propósito dela e quem realmente precisa fazer parte? E se receber um convite, avalie você a necessidade de sua participação, nesse caso, você pode ser filtro ao invés de esponja.

  1. Momento Presente

Respeitar o tempo agendado, evitar aquelas reuniões muito longas que dispersam a atenção e não favorecem a participação ativa do grupo, é um bom caminho.

Não sei vocês, mas quando estou no home office ou em agendas virtuais mesmo presencialmente, abro minha câmera e procuro dedicar atenção real àquele momento, me parece sensato e respeitoso, concorda?

  1. Objetividade

Temas definidos e objetividade em tratar a pauta, manter o foco nos assuntos que foram priorizados, definidos como importantes, elencar os entregáveis, estabelecer os prazos e responsáveis e se necessário, uma recorrência de acompanhamento semanal, por exemplo, podem facilitar a rotina.

É um desafio diário, parte de um processo de reeducação, contudo, garantir que o tempo investido em reuniões seja verdadeiramente valioso e produtivo, certamente transformará esses encontros em momentos mais eficazes de colaboração e de tomada de decisões, somos recursos valiosos, nosso tempo é nosso principal ativo, por isso, deve ser empregado àquilo que realmente importa para você e para sua empresa.

Deixo esse convite!


Edilaine Almeida | Sócia Diretora

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